Il DL n. 185/2008, nell’ambito dell’art. 16 ha introdotto l’obbligo di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (c.d. P.E.C.): l’utilizzo della PEC è assimilabile a quello della posta elettronica tradizionale, con la caratteristica che i messaggi inviati assumono “valore legale”.
L’obbligo è previsto per:
1. le imprese costituite in forma societaria;
2. i professionisti iscritti in Albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato
3. le Amministrazioni Pubbliche.
Tali soggetti sono tenuti a comunicare il relativo indirizzo rispettivamente: al Registro delle Imprese, ai relativi Ordini/Collegi e al CNIPA.
L’adempimento in esame va effettuato entro termini differenziati:
- Società costituita ante 29.11.2008: entro il 29.11.2011 con comunicazione dell’indirizzo al Registro Imprese competente;
- Società costituita dal 29.11.2008: all’atto dell’iscrizione al Registro delle Imprese (la mancata comunicazione dell’indirizzo PEC determina la sospensione del procedimento di iscrizione e l’assegnazione di un congruo termine per provvedervi. Decorso tale termine senza che la società abbia comunicato il predetto indirizzo, l’iscrizione potrà essere rifiutata.)
- Professionista iscritto in Albo / elenco: entro il 29.11.2009 con comunicazione dell’indirizzo all’Albo / Collegio
1 Amministrazioni pubbliche: dal 29.11.2008 con comunicazione dell’indirizzo al CNIPA
Affinché all’invio dei documenti mediante PEC o analogo strumento informatico sia riconosciuto valore legale, è necessario che sia il mittente sia il destinatario del messaggio siano titolari di una casella di posta elettronica certificata.
I soggetti coinvolti nella spedizione di un messaggio (e-mail) di posta elettronica certificata, sono tre:
- il mittente, ossia il soggetto che intende spedire l’e-mail;
- il soggetto abilitato alla spedizione, ossia il gestore del sistema informatico che si interpone tra mittente e destinatario, certifica il messaggio, provvede ad inviarlo al destinatario, cura l’emissione delle ricevute di invio e di ricevimento e conserva i dati identificativi di tutte le spedizioni effettuate.
- il destinatario, ossia il soggetto al quale il messaggio è indirizzato.
Il gestore del servizio PEC può essere lo stesso, sia per il mittente che per il destinatario; ovvero diverso per il mittente e per il destinatario. In questo caso il gestore del mittente trasmette il messaggio al gestore del destinatario che provvede a trasmetterlo a quest’ultimo.
Il soggetto che intende utilizzare la PEC deve scegliere e stipulare un contratto con un gestore abilitato a fornire tale servizio, il quale provvederà ad attribuire all’utente una casella di posta elettronica certificata e le relative chiavi per potervi accedere e leggere i messaggi in essa contenuti.
Il “percorso virtuale” di un’e-mail inviata con il servizio di posta elettronica certificata e la documentazione rilasciata ai vari stadi della spedizione per attestare le avvenute operazioni possono essere così sintetizzati:
1. il mittente invia al proprio gestore il messaggio di posta elettronica (e-mail) che intende far pervenire al destinatario. Il gestore invia alla casella di posta elettronica del mittente la ricevuta di accettazione contenente i dati che attestano l’avvenuta spedizione;
2. il gestore del servizio di PEC confeziona la “busta di trasporto” contenente il messaggio ed i relativi dati di certificazione e la trasmette direttamente al destinatario del messaggio, se il gestore utilizzato dal mittente è il medesimo di quello scelto dal destinatario.
3. Il gestore, nel momento in cui il messaggio arriva nella casella di posta elettronica del destinatario, invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.
Se il gestore del destinatario è diverso da quello del mittente, il gestore del destinatario:
- rilascia al gestore del mittente la ricevuta di presa in carico del messaggio;
- invia al destinatario il messaggio ricevuto dal gestore del mittente;
- invia direttamente al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.
La ricevuta di avvenuta consegna attesta che il messaggio di posta elettronica certificata è arrivato nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore del servizio di PEC, indipendentemente dall’avvenuta lettura da parte del destinatario.
Il messaggio di PEC oltre a contenere il testo del messaggio ed eventuali documenti informatici allegati, contiene i dati di certificazione, quali, ad esempio, data ed ora di invio, mittente, destinatario, oggetto ed identificativo del messaggio.
In luogo della PEC è consentito l’utilizzo di un analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che comunque siano in grado di certificare:
– la data e l’ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni;
– l'integrità del contenuto delle comunicazioni;
– l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali.
Poiché il messaggio inviato tramite PEC si considera ricevuto dal destinatario nel momento in cui lo stesso è messo a disposizione dal gestore nella casella di posta, a prescindere dalla conferma di avvenuta ricezione, sarà necessario porre maggiore attenzione ai messaggi ricevuti. Infatti, considerata la validità legale degli stessi, è dal momento della messa a disposizione nella casella del destinatario che decorrono anche eventuali termini legali di decadenza collegati alla natura del documento inviato.